Un portable oublié dans un TER entre Aix et Marseille, avec les dossiers de plusieurs clients sur un disque non chiffré. Pour un cabinet d’avocats, ce genre d’incident touche donc directement au secret professionnel. Ce cas type montre comment une structure de dix personnes sécurise ses postes, dématérialise ses dossiers et modernise son accueil téléphonique avec le Groupe Izitek.
Étude de cas : ce scénario est illustratif. Les équipes du Groupe Izitek l’ont construit à partir des situations qu’elles rencontrent le plus souvent dans les professions libérales du Pays d’Aix. Le cabinet décrit n’existe pas, et les chiffres du scénario servent donc d’exemple.
Un cabinet d’avocats peut protéger le secret professionnel tout en travaillant plus facilement à distance. Il chiffre d’abord les ordinateurs portables et active la double authentification. Il dématérialise ensuite ses dossiers dans une gestion documentaire, avec un copieur à impression sécurisée. Puis il passe à un standard téléphonique sur IP et équipe sa salle de réunion pour les visioconférences. Le Groupe Izitek réunit ces métiers et confie le suivi à un référent dédié.
Le cabinet de ce cas type exerce en droit des affaires et en droit social, à quelques rues de la cour d’appel d’Aix-en-Provence. Ses avocats plaident aussi à Marseille et dans tous les Bouches-du-Rhône. Ils passent donc une grande partie de leur semaine hors du cabinet.
Les dossiers restent pourtant sur papier, dans des armoires pleines et une cave d’archives. Un copieur ancien, partagé par toute l’équipe, sert à imprimer et à numériser. Le téléphone repose enfin sur une installation vieillissante, que les trois assistantes gèrent seules quand les avocats sont en audience.
La perte du portable déclenche le projet. Le collaborateur le récupère au bout de deux jours, mais personne ne peut garantir que son contenu n’a pas été consulté. Or, le secret professionnel de l’avocat, protégé par la loi du 31 décembre 1971, couvre aussi les fichiers stockés sur un ordinateur, d’où l’enjeu de cybersécurité.
L’audit qui suit révèle d’autres failles du même ordre :
Les associés posent alors deux conditions : aucune interruption pendant les audiences, et des outils compatibles avec ceux de la profession, notamment la clé RPVA.
Izitek chiffre le disque de chaque portable et active la double authentification sur tous les comptes. En cas de perte, le cabinet peut désormais bloquer et effacer l’appareil à distance. Le technicien vérifie aussi que chaque poste accepte la clé RPVA. Cette clé USB sécurisée donne accès à e-Barreau, la plateforme d’échange des actes de procédure mise en place par le Conseil national des barreaux. Les nouveaux portables, plus fins, n’ont que des ports USB-C : chaque avocat reçoit donc un adaptateur.
La téléphonie sur IP remplace l’ancienne installation, avec les mêmes numéros. Un message d’accueil oriente les appels, puis les renvoie vers le mobile de l’avocat concerné ou vers sa messagerie vocale, reçue par e-mail.
Les dossiers actifs rejoignent une gestion électronique des documents, avec des droits d’accès par dossier et une recherche plein texte. Un nouveau copieur multifonction numérise directement dans le bon dossier. Surtout, chaque impression attend désormais que son auteur la libère au copieur avec son code personnel.
Grâce à un accès distant sécurisé, les avocats consultent enfin leurs pièces depuis le palais de justice.
La salle de réunion reçoit un écran, une caméra et une barre de son. Les rendez-vous clients et les réunions d’expertise à distance se déroulent ainsi dans de bonnes conditions, grâce à une solution de visioconférence professionnelle.
Au total, le projet dure trois mois. Le cabinet ne décale aucune audience ni aucun rendez-vous client pendant les travaux.
Dans ce cas type, le cabinet constate quatre changements :
Ces résultats restent illustratifs, mais ils correspondent aux gains réalistes d’un cabinet de cette taille. Les associés disposent par ailleurs d’un seul interlocuteur pour l’informatique, le copieur et le téléphone.
Le secret professionnel ne s’arrête pas à l’ordinateur. Il concerne aussi le copieur, la messagerie et le téléphone. Une analyse globale évite donc de sécuriser un point en laissant les autres ouverts.
Chiffrer d’abord ce qui sort du cabinet. Portables et smartphones restent les appareils les plus exposés à la perte ou au vol, d’où l’intérêt d’une sécurité des postes pilotée.
Dématérialiser progressivement. Les dossiers actifs passent en premier ; les archives suivent ensuite, selon les règles de conservation de la profession. Une sauvegarde régulière protège alors ce nouveau patrimoine numérique.
Vérifier les outils métier. Clé RPVA, logiciel de gestion du cabinet, signature électronique : chaque changement de matériel se teste d’abord avec eux.
Le siège du Groupe Izitek se trouve à Éguilles, à quelques minutes du centre d’Aix-en-Provence. Ce cas type illustre ainsi la convergence de ses métiers : bureautique, téléphonie, informatique, cybersécurité et audiovisuel, réunis auprès d’un même interlocuteur.
Izitek conçoit et installe l’ensemble, puis Like-IT assure le suivi en temps partagé, avec un référent qui connaît les contraintes du cabinet. Un même contrat peut regrouper ces services, selon les besoins de chaque structure. Notre article sur le prestataire informatique unique détaille cette approche.
Pour un cabinet d’avocats, sécuriser les postes, dématérialiser les dossiers et moderniser le téléphone répondent à une même exigence : le secret professionnel. Comme le montre ce cas type, les traiter ensemble simplifie le chantier, puis le quotidien de toute l’équipe.
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Commencez par chiffrer les portables et activer la double authentification sur tous les comptes. Ajoutez ensuite des droits d'accès par dossier dans la gestion documentaire, une impression sécurisée par code et des sauvegardes régulières. Le secret professionnel couvre en effet tous les supports, du disque dur au bac du copieur.
Elle fonctionne sur la plupart des postes récents, à condition d'installer les logiciels fournis avec la clé. Les portables très fins n'ont parfois que des ports USB-C, ce qui impose un adaptateur. Avant tout renouvellement de matériel, testez donc la clé et l'accès à e-Barreau sur le nouveau poste.
Non, pas forcément. Les dossiers actifs passent en priorité, car ce sont eux que les avocats consultent au quotidien. Les archives peuvent suivre par étapes, en respectant les règles de conservation applicables, à vérifier auprès de l'ordre. Une gestion de parc et un stockage bien dimensionnés facilitent ensuite cette montée en charge.
Si le disque est chiffré, bloquez et effacez l'appareil à distance, puis changez les mots de passe du compte. Si la clé RPVA a disparu avec lui, faites aussi révoquer son certificat. Le cabinet évalue enfin s'il doit notifier une violation de données à la CNIL. Notre guide pour réagir face à un incident aide à organiser ces premières heures.
Oui, et c'est souvent pour lui qu'il apporte le plus. Un message d'accueil oriente les appels, qui suivent ensuite l'avocat sur son mobile pendant les audiences. Les messages vocaux arrivent par e-mail, et les numéros historiques du cabinet restent les mêmes.
