Chaque lundi, deux chefs d’agence prennent la route pour la réunion d’équipe au siège. Ils y perdent pourtant une matinée, pour une heure de réunion. Ce cas type montre donc pourquoi une PME répartie sur trois sites équipe chacun d’une salle de visioconférence, et comment le Groupe Izitek conçoit ces salles pour qu’elles servent vraiment.
Cas type : ce scénario est illustratif. Les équipes du Groupe Izitek l’ont construit à partir des situations qu’elles rencontrent le plus souvent dans les PME de la région. L’entreprise décrite n’existe pas, et les chiffres du scénario servent donc d’exemple.
Une PME répartie sur plusieurs sites peut réduire ses déplacements en équipant chaque site d’une salle de visioconférence adaptée. Le siège reçoit d’abord une grande salle avec caméra, micros au plafond et grand écran. Les agences disposent ensuite de petites salles équipées d’une barre de visioconférence. Chaque réunion démarre en une touche, quel que soit le logiciel. Iziteam, l’intégrateur audiovisuel du Groupe Izitek, conçoit et installe ces salles.
L’entreprise de ce cas type entretient notamment des installations de chauffage et de ventilation dans des bureaux, des commerces et des collectivités. Son siège d’Aix-en-Provence réunit la direction et le service technique. Ses agences de Marseille et d’Avignon accueillent chacune une équipe de techniciens et un chef d’agence.
Jusque-là, les réunions se tenaient soit en présentiel, au siège, ou sur un ordinateur portable posé au bout d’une table. Dans ce cas, les participants à distance entendaient mal ceux qui parlaient loin du micro, et la connexion prenait souvent dix minutes.
Le dirigeant fait alors le compte. Chaque semaine, les deux chefs d’agence font l’aller-retour vers Aix pour une réunion d’une heure. Le chef d’agence d’Avignon passe ainsi près de deux heures sur la route, celui de Marseille plus d’une heure, embouteillages compris.
L’entreprise s’est aussi engagée dans une démarche responsable, et ses clients publics lui posent des questions sur ses déplacements. Le dirigeant veut donc des réunions aussi naturelles qu’en présentiel, sans technicien pour les lancer et sans matériel qui décourage les équipes.
Au siège, Iziteam équipe la salle de réunion de douze places. Un écran de 86 pouces affiche les participants à distance et les documents partagés. Une caméra cadre automatiquement la personne qui parle, tandis que des micros au plafond captent toute la table. Des panneaux acoustiques réduisent enfin l’écho, qui rendait les voix confuses.
Dans chaque agence, en revanche, un bureau de 12 m² devient une petite salle de visio pour cinq personnes. Une barre tout-en-un réunit caméra, micros et haut-parleurs sous un écran de 65 pouces. Ce format coûte aussi moins cher et s’installe en une demi-journée.
Sur chaque table, un petit écran tactile lance la réunion prévue au calendrier. Les salles fonctionnent avec les principaux logiciels de visioconférence, ce qui permet aussi de rejoindre les réunions des clients. Un boîtier de partage sans fil affiche enfin l’écran d’un ordinateur en un clic, sans câble à brancher.
Izitek vérifie ensuite le réseau de chaque site. Il réserve ainsi une partie de la bande passante aux visioconférences, pour qu’une sauvegarde ou un téléchargement ne dégrade jamais l’image.
Grâce à ce calendrier, aucune réunion n’est annulée pendant les travaux.
Dans ce cas type, la première année apporte quatre changements :
Ces résultats restent illustratifs, mais ils correspondent aux gains réalistes d’une PME de cette taille. Le dirigeant n’a par ailleurs plus qu’un seul interlocuteur pour ses salles, son réseau et son informatique.
Une salle équipée change les habitudes. Si la réunion démarre en une touche et que tout le monde s’entend, les équipes l’adoptent. Avec un portable posé sur la table, elles reviennent au contraire vite au déplacement.
Le son compte plus que l’image. Micros adaptés et traitement acoustique font en effet la différence, comme l’explique notre article sur la salle de réunion connectée.
Adapter la salle à sa taille. Une grande salle n’a donc pas besoin du même matériel qu’un petit bureau de quatre places.
Les déplacements évités comptent aussi pour la RSE. Ils réduisent les émissions et alimentent le reporting demandé par les clients, en cohérence avec l’engagement RSE du groupe.
Iziteam conçoit et installe les salles, Izitek prépare le réseau, puis Like-IT assure la maintenance. Le groupe intervient sur les trois sites depuis son siège d’Éguilles, son agence de Marseille et son agence de Cavaillon, proche d’Avignon.
Ce cas type illustre la convergence des métiers du groupe : audiovisuel, réseau et informatique, réunis auprès d’un même interlocuteur. Notre article sur le groupe informatique multi-métiers détaille cette organisation.
Pour une PME répartie sur plusieurs sites, une salle de visioconférence bien conçue remplace une partie des trajets sans dégrader les échanges. Comme le montre ce cas type, adapter chaque salle à son usage et former les équipes suffit souvent à changer les habitudes.
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Parce qu'un portable ne capte bien que la personne assise devant lui. Une salle équipée cadre l'orateur, capte toute la table et démarre en une touche. Les participants à distance suivent alors la réunion comme s'ils étaient présents, ce qui encourage les équipes à l'utiliser.
Il faut un écran adapté à la taille de la salle, une caméra, des micros et des haut-parleurs. Pour une petite salle, une barre tout-en-un suffit souvent. Une grande salle demande en revanche une caméra qui suit l'orateur, des micros au plafond et parfois un traitement acoustique.
La plupart des équipements récents fonctionnent avec les principaux logiciels du marché. Il faut cependant le vérifier avant l'achat, selon les outils de l'entreprise et ceux de ses clients. Un boîtier de partage sans fil complète l'ensemble.
Une petite salle s'équipe en général en une demi-journée. Une grande salle, avec micros au plafond et traitement acoustique, demande une à deux journées. Il faut ajouter une courte formation, idéalement réalisée dans la salle même.
