Pendant une revue de projet, le donneur d’ordre connecté à distance interrompt la réunion : il n’entend rien de ce qui se dit au bout de la table. Pour un industriel, ce genre de moment abîme donc la relation client. Ce cas type montre ainsi pourquoi une PME transforme sa grande salle en salle de réunion hybride, et comment l’expertise audiovisuelle du Groupe Izitek règle le problème.
Cas type : ce scénario est illustratif. Les équipes du Groupe Izitek l’ont construit à partir des situations qu’elles rencontrent le plus souvent dans les entreprises industrielles de la région. L’entreprise décrite n’existe pas, et les chiffres du scénario servent donc d’exemple.
Une entreprise peut rendre ses réunions hybrides aussi claires qu’en présentiel en traitant le son en priorité. Elle mesure d’abord l’acoustique de la salle, puis réduit l’écho avec des panneaux adaptés. Elle remplace ensuite le micro central par des micros au plafond qui suivent la voix. Deux caméras et deux écrans complètent l’ensemble. Iziteam, l’intégrateur audiovisuel du Groupe Izitek, conçoit et installe la salle.
L’entreprise de ce cas type fabrique des pièces techniques pour de grands donneurs d’ordre industriels, dans les Bouches-du-Rhône comme à l’étranger. Ses revues de projet, ses audits qualité et ses réunions fournisseurs se tiennent désormais de plus en plus à distance, souvent en anglais.
Sa salle de réunion accueille vingt personnes autour d’une table en U. Les murs vitrés et le carrelage la rendent pourtant très réverbérante. Un seul micro, posé au centre de la table, capte bien les voisins et très mal les autres. Une caméra fixe montre enfin la salle de loin, sans que l’on distingue qui parle.
Après la remarque du donneur d’ordre, la direction fixe trois objectifs. Les participants à distance doivent entendre chaque intervenant, où qu’il soit assis. Ils doivent aussi voir qui parle et suivre les documents projetés. Enfin, la réunion doit démarrer sans technicien, grâce à des outils aussi simples que ceux de la téléphonie du bureau.
La direction refuse par ailleurs de transformer la salle en studio. Elle doit rester une salle de réunion classique, utilisée aussi pour les formations et les réunions internes.
Iziteam commence par mesurer la réverbération de la salle. Le son y met près de deux secondes à s’éteindre, bien trop pour une conversation claire. Des panneaux absorbants au plafond et sur le mur du fond réduisent alors cet écho de moitié, sans toucher aux baies vitrées.
Le micro central disparaît. Deux micros fixés au plafond orientent automatiquement leur captation vers la personne qui parle. Un processeur audio supprime aussi l’écho et le bruit de la climatisation. Des enceintes discrètes, intégrées à la sonorisation de la salle, diffusent enfin les voix des participants à distance de façon homogène.
Une caméra principale cadre automatiquement la personne qui parle, tandis qu’une seconde offre une vue d’ensemble de la table. Deux écrans de 75 pouces affichent, l’un les participants à distance, l’autre le document partagé. Personne n’a ainsi à choisir entre voir ses interlocuteurs et suivre la présentation.
Grâce à ce calendrier, la salle n’est indisponible que deux jours.
Dans ce cas type, les premiers mois apportent quatre changements :
Ces résultats restent illustratifs, mais ils correspondent aux gains réalistes d’une salle de cette taille. La direction dispose par ailleurs d’un seul interlocuteur pour la salle, le réseau et l’informatique.
Une image moyenne se tolère, un son confus ruine la réunion. Le traitement acoustique et les micros passent donc avant la caméra.
Voir les participants et le document en même temps rend ainsi la réunion beaucoup plus naturelle.
Sans mesure de la réverbération, on achète en effet souvent du matériel qui ne règle pas le vrai problème.
Par ailleurs, notre article sur la salle de réunion connectée revient sur ces bonnes pratiques, et notre étude de cas au siège de l’OM montre une autre facette de notre savoir-faire audiovisuel.
Iziteam conçoit et installe la salle, Izitek sécurise le réseau, puis Like-IT assure la maintenance. Le groupe intervient dans tout le Pays d’Aix depuis son siège d’Éguilles, à une vingtaine de minutes de Gardanne.
Ce cas type illustre la place de l’audiovisuel dans la convergence des métiers du groupe. Un même interlocuteur suit ainsi la salle, le réseau qui la relie et les postes des participants.
Pour une entreprise qui travaille avec des clients et des fournisseurs à distance, une salle de réunion hybride bien conçue fait partie de la relation client. Comme le montre ce cas type, mesurer l’acoustique et traiter le son en priorité suffit souvent à transformer les réunions.
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C'est une salle conçue pour réunir des participants présents et d'autres connectés à distance, dans de bonnes conditions pour tous. Elle combine des micros qui captent toute la table, une caméra qui montre la personne qui parle et des écrans pour les participants et les documents.
Le plus souvent, à cause de l'écho de la salle et d'un micro mal placé. Un micro unique capte bien ses voisins et mal les autres, tandis que les surfaces dures renvoient le son. Le traitement acoustique et des micros au plafond règlent généralement ces deux problèmes.
Pas toujours, mais il devient indispensable dans les salles vitrées, carrelées ou très hautes de plafond. Une mesure de la réverbération permet de le savoir. Quelques panneaux bien placés suffisent souvent, sans transformer l'aspect de la salle.
Cela dépend de la surface et de la disposition de la table. Pour une salle d'une vingtaine de places, deux micros au plafond suffisent en général, à condition qu'ils orientent automatiquement leur captation. Une visite sur place permet de dimensionner précisément l'installation.
