Présenter une maquette 3D à un client sur l’écran d’un portable, au milieu de l’open space, avec le téléphone qui sonne à côté. Pour une TPE, la visioconférence improvisée donne donc vite une mauvaise image. Ce cas type montre ainsi pourquoi un cabinet d’architectes transforme un ancien local d’archives en petite salle de visioconférence, et comment le Groupe Izitek l’équipe en une demi-journée.
Cas type : ce scénario est illustratif. Les équipes du Groupe Izitek l’ont construit à partir des situations qu’elles rencontrent le plus souvent dans les TPE de la région. Le cabinet décrit n’existe pas, et les chiffres du scénario servent donc d’exemple.
Une TPE peut créer une petite salle de visioconférence dans un bureau d’une dizaine de mètres carrés, avec un budget maîtrisé. Il lui faut notamment un écran adapté, une barre tout-en-un dotée d’une caméra grand angle, un partage d’écran sans fil et un minimum de traitement acoustique. Un câble réseau garantit enfin une connexion stable. Iziteam, l’intégrateur audiovisuel du Groupe Izitek, conçoit et installe ce type de salle en une demi-journée.
Le cabinet de ce cas type conçoit des maisons, des extensions et des locaux professionnels. Ses clients, ses bureaux d’études et les entreprises de travaux participent de plus en plus souvent aux réunions à distance.
Jusque-là, chacun se connectait depuis son poste, dans un open space de cinq bureaux. Les clients entendaient alors les conversations voisines, et les maquettes 3D s’affichaient en petit, sur un écran de portable. Le cabinet ne disposait pourtant d’aucune salle de réunion, mais d’un local d’archives de 10 m², à moitié vide depuis la numérisation des plans.
Les associés veulent trois choses. D’abord, un lieu calme et confidentiel pour les rendez-vous clients à distance. Ensuite, un grand écran pour présenter les plans et les maquettes dans de bonnes conditions. Enfin, un équipement simple, que tout le monde sait utiliser.
Le budget reste celui d’une TPE. Les associés excluent donc les travaux lourds et souhaitent étaler la dépense, comme pour le renouvellement de leurs postes.
Iziteam installe un écran de 65 pouces au mur et une barre de visioconférence juste en dessous. Cette barre réunit à la fois caméra, micros et haut-parleurs. Sa caméra grand angle cadre toute la table malgré le faible recul, un point souvent négligé dans les petites salles.
Dans une petite pièce aux murs nus, la voix résonne vite. Deux panneaux acoustiques et un tapis suffisent toutefois à corriger l’écho. Un éclairage doux, placé face aux participants, évite aussi les visages dans l’ombre à l’écran.
Un boîtier sans fil affiche l’écran d’un ordinateur portable en un clic. L’architecte fait ainsi tourner sa maquette 3D sur le grand écran, pendant que le client la voit en direct à distance. Les plans restent par ailleurs accessibles depuis le cloud du cabinet.
Izitek relie la salle au réseau par câble plutôt qu’en Wi-Fi. Les visioconférences ne souffrent donc plus des coupures ni des ralentissements aux heures chargées.
Grâce à ce calendrier, le cabinet utilise sa nouvelle salle dès le lundi suivant.
Dans ce cas type, les premiers mois apportent quatre changements :
Ces résultats restent illustratifs, mais ils correspondent aux gains réalistes d’une TPE de cette taille. Les associés disposent aussi d’un seul interlocuteur pour la salle et leur informatique.
Pas besoin d’une grande salle. Dix mètres carrés suffisent en effet pour quatre personnes, à condition de choisir du matériel adapté.
La caméra doit convenir à la pièce. Dans une petite salle, une caméra grand angle évite de couper les participants assis sur les côtés.
Quelques détails font la différence. Panneaux acoustiques, éclairage et câble réseau coûtent peu, mais ils améliorent pourtant nettement la qualité.
Une salle se pense avec le travail à distance. Notre article sur la salle de réunion connectée et celui sur la mobilité au travail complètent ce sujet.
Iziteam conçoit et installe la salle, et Izitek s’occupe du réseau et de l’informatique. Le groupe dispose d’un local à Aubagne, tout près du cabinet, en complément de son siège d’Éguilles.
Ce cas type illustre la place de l’audiovisuel dans l’offre du groupe, y compris pour les très petites entreprises. La maintenance peut ensuite couvrir la salle comme les autres équipements.
Pour une TPE, une petite salle de visioconférence améliore l’image auprès des clients et le confort de l’équipe. Comme le montre ce cas type, un local bien choisi, du matériel adapté et quelques détails soignés suffisent, sans gros travaux.
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Oui, une pièce d'une dizaine de mètres carrés suffit pour trois ou quatre personnes. Il faut simplement choisir un matériel adapté au faible recul, notamment une caméra grand angle. Un minimum de traitement acoustique améliore aussi beaucoup le son.
Un écran de 55 à 65 pouces, une barre de visioconférence tout-en-un et un boîtier de partage sans fil suffisent en général. Ajoutez ensuite une connexion réseau par câble, deux panneaux acoustiques et un éclairage face aux participants.
Une demi-journée suffit le plus souvent, après une visite préalable du local. L'équipe peut ensuite utiliser la salle dès le lendemain, après une courte prise en main.
Souvent, oui. Dans une petite pièce aux murs nus, la voix résonne en effet et devient moins claire pour les participants à distance. Quelques panneaux et un tapis suffisent généralement, sans travaux.
