Dans un monde où le volume de données double tous les deux ans, la gestion électronique des documents (GED) n’est plus une option, mais une nécessité stratégique. La GED englobe l’ensemble des techniques et outils visant à organiser, sécuriser, archiver et partager l’information et les documents numériques au sein d’une organisation.
Qu’il s’agisse de factures, de contrats clients, de dossiers RH ou de documents techniques, une gestion documentaire efficace permet à l’entreprise de transformer sa masse d’informations brutes en un actif stratégique facilement exploitable.
Sans l’expertise d’un partenaire spécialisé comme Izitek, votre entreprise est confrontée à des obstacles majeurs qui impactent directement votre rentabilité :
vos collaborateurs perdent un temps précieux (jusqu’à 30% de leur journée) à rechercher des documents éparpillés.
les informations sensibles ne sont pas centralisées ni sécurisées de manière optimale, exposant l’entreprise au risque.
les frais liés au stockage physique, à l’impression et au traitement manuel augmentent inutilement vos charges opérationnelles.
La difficulté à respecter les délais de rétention légaux met l’entreprise en situation de risque réglementaire.
Chez Izitek, nous comprenons que chaque entreprise a des besoins uniques. Notre rôle est de vous guider à travers la complexité des solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM) pour choisir et intégrer la technologie la plus adaptée à vos processus métiers.
Nous vous aidons à transformer votre gestion documentaire pour qu’elle devienne un véritable levier de croissance, de la capture à l’archivage légal.
Notre expertise : nous sélectionnons des plateformes leaders et éprouvées pour garantir une intégration parfaite et un retour sur investissement rapide. Parmi nos solutions recommandées pour leur performance et leur flexibilité, nous déployons notamment Therefore.
Therefore est une solution complète de gestion de contenu d’entreprise (ECM) que nos experts chez Izitek maîtrisent parfaitement. Elle permet de capturer, organiser, automatiser et sécuriser l’intégralité de vos processus documentaires.
En choisissant Izitek, vous bénéficiez de notre savoir-faire pour personnaliser et déployer Therefore, en faisant de ce logiciel un référentiel centralisé adapté précisément à vos exigences métiers.
Izitek configure la solution pour qu’elle importe automatiquement vos documents (papiers ou électroniques) et les classe instantanément grâce à la reconnaissance de données.
Nous modélisons et paramétrons vos circuits de validation internes (ex. : validation des factures, gestion des dossiers RH) pour éliminer les goulots d’étranglement et garantir la traçabilité.
Nous assurons l’intégration de la solution avec vos outils quotidiens (ERP, CRM, suite office) et garantissons une recherche plein texte ultra-rapide et un accès sécurisé depuis n’importe quel appareil.
Izitek vous accompagne dans la mise en place des droits d’accès fins, de la signature numérique des documents, et dans la définition des politiques d’archivage légal pour garantir la conformité et la sécurité de vos données.
Confier votre projet GED à Izitek, c’est choisir une approche clé en main qui maximise l’impact positif sur votre organisation.
Grâce à notre expertise, vous obtiendrez les avantages suivants :
L’application concrète d’une solution GED comme Therefore, déployée par Izitek, varie en fonction des besoins réglementaires et opérationnels propres à chaque secteur d’activité.
Voici quelques exemples de transformation numérique de la gestion documentaire :
Objectif : sécuriser les dossiers patients et accélérer les flux administratifs (admission, facturation)
Solution GED : dématérialisation et archivage sécurisé des dossiers médicaux (conformité RGPD et HDS), automatisation des processus de facturation et de remboursement.
Objectif : traiter rapidement les demandes clients et garantir la traçabilité légale.
Solution GED : gestion des contrats clients avec signature électronique, mise en place de workflows pour le traitement des sinistres et des demandes de prêts, archivage à valeur probante (lutte contre le blanchiment).
Objectif : centraliser la documentation technique, garantir la qualité et faciliter la collaboration.
Solution GED : gestion des fiches de données de sécurité (FDS), centralisation des plans techniques, des manuels qualité et des certifications, automatisation de la validation des bons de commande et des livraisons.
Objectif : sécuriser les données personnelles et optimiser les processus d’intégration (onboarding).
Solution GED : création de dossiers RH numériques sécurisés, gestion automatisée des contrats de travail, des fiches de paie et des documents de formation, garantissant la confidentialité des informations.
Ne laissez plus les documents entraver votre efficacité. L’équipe Izitek est votre partenaire de confiance pour auditer vos besoins et déployer la solution de gestion documentaire la plus adaptée, comme Therefore.
Les études menées par des organismes spécialisés (comme IDC ou AIIM) mettent en lumière l’impact critique d’une mauvaise gestion documentaire :
L’adoption d’une solution GED n’est donc pas une dépense, mais un investissement stratégique permettant de réaliser des économies substantielles
et d’augmenter la productivité globale de l’entreprise.
Un système qui capture, classe, sécurise et rend accessibles les documents de l'entreprise : factures, contrats, dossiers du personnel, documentation technique. Chaque document est indexé automatiquement à son arrivée, ce qui permet de le retrouver par son contenu et non par l'endroit où quelqu'un a décidé de le ranger. La GED gère également les circuits de validation et les durées de conservation.
La question pertinente n'est pas la taille mais le volume documentaire et le niveau d'exigence réglementaire. Un cabinet de dix personnes traitant des dossiers sensibles y a plus intérêt qu'une entreprise de cinquante salariés produisant peu de documents. Un indicateur simple : si vos équipes passent un temps notable à chercher des documents, ou si la sortie d'un collaborateur fait disparaître une partie de la mémoire de l'entreprise, le sujet est mûr.
Un espace de stockage partagé conserve des fichiers dans des dossiers ; le classement dépend de la discipline de chacun et se dégrade avec le temps. Une GED ajoute l'indexation automatique du contenu, la recherche en texte intégral, la gestion fine des droits, la traçabilité de chaque consultation et modification, les circuits de validation et l'application automatique des règles d'archivage. Ce sont deux outils de nature différente.
Oui, et le calendrier rend le sujet immédiat. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée, sans condition de taille ; les grandes entreprises et les ETI sont également soumises à l'obligation d'émission à cette date, les PME, TPE et micro-entreprises suivant au 1er septembre 2027. Une GED permet de réceptionner ces factures dans un environnement unique, de déclencher automatiquement les validations internes et d'assurer leur archivage conforme.
Un mode de conservation qui garantit qu'un document numérique n'a pas été modifié depuis son dépôt, grâce à l'horodatage, l'empreinte numérique et la journalisation des accès. Il permet d'opposer un document électronique en cas de litige ou de contrôle, ce qu'un simple fichier stocké dans un dossier partagé ne permet pas. C'est la différence entre conserver un document et pouvoir en prouver l'intégrité.
Les durées varient selon la nature du document. À titre indicatif : dix ans pour les pièces comptables et les factures à compter de la clôture de l'exercice, six ans pour les documents à produire en cas de contrôle fiscal, cinq ans pour les contrats commerciaux et les bulletins de paie sous forme papier, cinq ans également pour les documents relatifs aux cotisations sociales. Une GED applique ces règles automatiquement (y compris la suppression à échéance, qui est aussi une obligation au regard du RGPD).
